Mạng Wifi kém có thể ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Nếu bạn có WiFi kém, những người tham dự của bạn có thể quên tất cả các phần tuyệt vời của sự kiện của bạn và chỉ nhớ về WiFi bị hút. Những người tham dự mong đợi WiFi tuyệt vời (và miễn phí!) Khi họ đến sự kiện của bạn. Về cơ bản, WiFi là một tiện ích hiện đại, mọi người cần WiFi để quản lý cuộc sống và hàng ngày của họ.

Chúng tôi biết sự kiện WiFi là quan trọng. Nhưng làm thế nào để bạn có WiFi sự kiện tốt nhất? Tốt! Đó là một câu hỏi được tải và thực sự không chỉ có một câu trả lời dễ dàng. Sự kiện WiFi không phải là một kích thước phù hợp với tất cả. Chúng tôi không thể chỉ vẫy đũa phép một cách thần kỳ, đưa ra các đề xuất hàng loạt và nói rằng bạn sẽ có WiFi tuyệt vời. Có quá nhiều cách để áp dụng và mỗi địa điểm sẽ khác nhau. Nhưng, chúng tôi sẽ không để bạn trong bóng tối! Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các công cụ bạn cần để tự tìm WiFi sự kiện tốt nhất. Có rất nhiều bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo bạn hiểu về WiFi và các mẹo hướng dẫn bạn khi lập kế hoạch sử dụng WiFi cho sự kiện. Chúng tôi đã tổng hợp 10 mẹo hay nhất của chúng tôi về cách đảm bảo bạn có Wi-Fi sự kiện tốt nhất. Hãy nhảy vào!

1. Tìm hiểu các Điều khoản

Cũng giống như thuật ngữ AV sự kiện, thuật ngữ WiFi có thể giống như một ngôn ngữ nước ngoài. Nếu bạn đã từng thử google Thuật ngữ WiFi, bạn sẽ thấy hầu hết các blog về thuật ngữ WiFi được viết bởi các kỹ sư và các định nghĩa có thể khó hiểu như chính thuật ngữ đó. Chúng tôi nhận ra rằng việc tìm kiếm thông tin dễ hiểu trên Wifi sự kiện khó khăn như thế nào và chúng tôi đã làm điều gì đó để thay đổi điều đó. Chúng tôi đã tạo một blog về các thuật ngữ WiFi sự kiện phổ biến nhất mà chúng tôi đã chia nhỏ từng thuật ngữ và giải thích chúng để mọi người có thể hiểu. Nếu bạn không quen thuộc với các thuật ngữ phổ biến hoặc cần cập nhật mới, hãy đọc blog, Điều khoản WiFi sự kiện mà mọi nhà lập kế hoạch cần biết .

2. Suy nghĩ về nhu cầu WiFi sự kiện

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, WiFi sự kiện không phải là một kích thước phù hợp với tất cả. Để có WiFi tốt nhất cho sự kiện của bạn, bạn cần tự hỏi mình một số câu hỏi quan trọng. Những câu hỏi này sẽ hướng dẫn bạn qua tất cả các lựa chọn cần thiết để tạo ra trải nghiệm WiFi cho sự kiện tốt nhất có thể và thiết lập nhà cung cấp WiFi của bạn để thành công.

Biết đối tượng của bạn

Không khác bất cứ điều gì khác trong tổ chức sự kiện, để có một wifi sự kiện tốt nhất, bạn cần phải biết đối tượng của bạn. Họ có bao nhiêu thiết bị? Người tham dự sẽ sử dụng internet như thế nào? Gần như đảm bảo rằng trong thế giới siêu kết nối ngày nay, những người tham dự sẽ thấy không thể rút phích cắm. Nhiều khả năng khách của bạn sẽ cần ít nhất WiFi để kiểm tra email và duy trì kết nối nhưng họ sẽ cần WiFi để làm gì? Họ có thực sự chỉ cần những điều cơ bản như khả năng kiểm tra email và theo kịp mạng xã hội không? Hay việc sử dụng sự kiện của họ sẽ nặng hơn như hackathon hoặc sự kiện chơi game? Bạn có định yêu cầu những người tham dự tham gia bỏ phiếu trực tiếp thông qua ứng dụng sự kiện của bạn không? Tất cả những câu hỏi này đều quan trọng phải trả lời và cho nhà cung cấp dịch vụ internet biết về khán giả của bạn để đảm bảo bạn có kết nối tốt nhất có thể cho sự kiện của mình.

Đừng quên các nhà triển lãm và nhân viên sự kiện

Khi lập kế hoạch cho các sự kiện, rõ ràng là bạn nghĩ về trải nghiệm của người tham dự. Mặc dù vậy, chúng tôi thường không dành sự quan tâm như nhau đối với các nhà cung cấp, nhà triển lãm và nhân viên sự kiện của bạn, nhưng điều quan trọng là bạn phải ghi nhớ họ. Hãy suy nghĩ về cách các nhà triển lãm của bạn dự định sử dụng WiFi. Hỏi các nhà triển lãm của bạn những gì họ dự định có trong gian hàng của họ. Họ dự định có những buổi thuyết trình? Livestream hay có loa? Họ sẽ truyền video đến gian hàng chứ? Kiểm tra và tìm hiểu nhu cầu của họ!

3. Xem xét nội dung sự kiện của bạn

Nội dung thực sự có thể xác định nhu cầu WiFi sự kiện của bạn sẽ như thế nào. Nếu sự kiện của bạn có nhiều nội dung đa phương tiện, bạn sẽ cần nhiều băng thông hơn (tốc độ). Nội dung đa phương tiện bao gồm phát trực tuyến nội dung video trong khi phát biểu chính, phát trực tiếp sự kiện của bạn hoặc yêu cầu nhiều tương tác của khán giả như bỏ phiếu trực tiếp hoặc đố vui. Một ánh sáng sự kiện trong việc sử dụng phương tiện sẽ có thể loại bỏ yêu cầu băng thông ít hơn và triển khai WiFi sự kiện ít mở rộng hơn.

4. Lên kế hoạch cho con đường phía trước

Mẹo này có vẻ hiển nhiên nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về tần suất các nhà lập kế hoạch nhận thấy mình cần WiFi tốt hơn trong những giờ cuối cùng của kế hoạch. Có thể họ đang diễn tập trang phục và nhận thấy rằng video đang lưu vào bộ đệm, hoặc công ty AV nói với họ rằng họ không có đủ tốc độ để Livestream, họ tìm thấy các vùng chết và không thể kết nối WiFi trong một số phòng nhất định và danh sách vẫn tiếp tục. Dù lý do là gì, việc tìm ra khi quá muộn không phải là điều bạn mong muốn xảy ra. Tuy nhiên, với một số kế hoạch và một nhà cung cấp WiFi tuyệt vời, điều này có thể dễ dàng ngăn chặn.

Cung cấp cho nhà cung cấp của bạn nhiều thời gian để thiết kế trải nghiệm WiFi tốt nhất với bạn cho sự kiện của bạn. Hãy rõ ràng về nhu cầu của bạn, tất cả các sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu không, bạn có thể không nhận được vùng phủ sóng bạn cần, hoặc tệ hơn là một thảm họa như WiFi có thể không có đủ kết nối cho thiết bị của người tham dự, vùng chết, mất điện và nhiều hơn nữa.

5. Nhu cầu về tốc độ

Băng thông sẽ tạo ra hoặc phá vỡ sự kiện của bạn. Nếu bạn làm rối và nhận được lượng băng thông thấp hơn mức cần thiết, bạn đang gặp phải vấn đề. Chúng tôi sẽ nghe như một kỷ lục bị phá vỡ khi nói điều này nhưng WiFi sự kiện không phải là một kích thước phù hợp với tất cả. Tuy nhiên, một nguyên tắc chung cần bắt đầu là đối với một sự kiện có mức sử dụng trung bình và 2 thiết bị cho mỗi khách, chúng tôi đề xuất tốc độ tối thiểu là 30mbps cho mỗi 100 người tham dự. Tuy nhiên, đây chỉ là đường cơ sở và bạn cần phải nghiên cứu thêm để đảm bảo băng thông của bạn thực sự đáp ứng được các nhiệm vụ của sự kiện.

Nếu bạn muốn ước tính chính xác hơn về những gì nó thực sự sẽ diễn ra, hãy truy cập công cụ tính băng thông sự kiện miễn phí của chúng tôi. Máy tính này được thiết kế để giúp bạn xác định mức độ phù hợp tốt nhất cho sự kiện của mình với một loạt câu hỏi đơn giản. thuê đường truyền mạng vnpt .Nhấp vào biểu ngữ bên dưới và tính toán ngay bây giờ!

6. Ưu tiên lưu lượng truy cập WiFi sự kiện

Nếu sự kiện của bạn WiFi có thể xử lý khối lượng quan trọng, nó có thể xử lý mọi thứ khác. Với ý nghĩ đó, bạn nên luôn ưu tiên lưu lượng mạng tại các sự kiện của mình. Ưu tiên lưu lượng truy cập là một việc làm cực kỳ phổ biến và thông minh tại các sự kiện. Khi bạn ưu tiên lưu lượng truy cập, bạn cho phép WiFi để cho phép lưu lượng quan trọng hơn, chẳng hạn như một diễn giả chính hoặc Phát trực tiếp để sử dụng nhiều băng thông hơn cho một người tham dự đang xem trong khán giả. Eventbrite nói tốt nhất là “bạn không muốn một đại biểu cá nhân phát video trực tiếp và ảnh hưởng đến dịch vụ của mọi người khác”. Đừng để một người sử dụng băng thông của bạn và nói chuyện với nhà cung cấp WiFi cho sự kiện của bạn về cách bạn có thể ưu tiên lưu lượng truy cập của mình!

Bắt đầu với chương trình của bạn

Vậy bạn ưu tiên như thế nào? Để làm như vậy, hãy bắt đầu với chương trình sự kiện của bạn. Cho nhà cung cấp internet của bạn biết thời gian và địa điểm cao điểm trong sự kiện của bạn, điều này có thể bao gồm các bài phát biểu chính, các buổi biểu diễn trực tiếp hoặc bất cứ điều gì khác mà mọi người sẽ kết nối cùng một lúc. Nhà cung cấp WiFi của bạn sẽ lấy thông tin này và xác định cách cân bằng nhu cầu băng thông của bạn. Nhà cung cấp WiFi sẽ sử dụng kỹ năng và kinh nghiệm của họ để tạo ra các quy tắc ưu tiên và hướng lưu lượng truy cập đến những gì quan trọng nhất.

7. Sử dụng thông tin chi tiết từ các sự kiện trước đó

Nếu bạn đã sử dụng nhà cung cấp WiFi cho các sự kiện tương tự trước đó, hãy yêu cầu báo cáo sử dụng. Điều này sẽ cho phép bạn xem dữ liệu quan trọng và phân tích xu hướng để thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết cho sự kiện tiếp theo của bạn. Báo cáo sử dụng cũng có thể dùng làm đường cơ sở.

Bao gồm các câu hỏi về WiFi trong bản khảo sát sự kiện được gửi đến những người tham dự và triển lãm. Đây sẽ là một thước đo tốt để biết WiFi hoạt động tốt như thế nào đối với nhu cầu của khách của bạn.

Ngoài ra, theo dõi chương trình trong cuộc họp sau sự kiện của bạn, ghi lại mọi thứ bạn có thể về những gì đã diễn ra tốt và những gì đã xảy ra. Nó đã đủ nhanh chưa? Có sự cố nào không? Những người tham dự có tìm thấy vùng chết trong địa điểm không? Hãy ghi chú càng chi tiết càng tốt để khi bạn tham khảo lại không có nhiều suy đoán.

8. Đặt câu hỏi để nhận được WiFi sự kiện tốt nhất

WiFi là một khoản đầu tư lớn để đảm bảo rằng bạn đang nhận được những gì bạn cần để đặt câu hỏi đúng. Có ba loại câu hỏi để hỏi; những câu hỏi cần thiết, chất lượng cuộc sống và công nghệ.

Đối với những điều cần thiết, bạn muốn bao gồm những điều cơ bản về kết nối, tốc độ, chi tiết địa điểm và nhu cầu WiFi. Những câu hỏi này rất cần thiết để WiFi sự kiện của bạn hoạt động trơn tru.

Các câu hỏi về chất lượng cuộc sống thiên về tính dễ sử dụng, chẳng hạn như WiFi có cổng thông tin hoặc màn hình đăng nhập không? Điều này có thể làm giảm mức độ tương tác của bạn và bạn có thể thương lượng để xóa nó khỏi màn hình của mình.

Và tất nhiên, những câu hỏi kỹ thuật cuối cùng nhưng không phải cho thuê chẳng hạn như có giới hạn về thiết bị có thể kết nối không? Sự kiện có bao nhiêu điểm truy cập WiFi? Ngoài ra, hãy nhớ hỏi xem có hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ không? Có rất nhiều câu hỏi bạn nên hỏi vì vậy hãy nhớ viết chúng ra và hỏi nhà cung cấp của bạn!

9. Địa điểm triển khai sự kiện

Cũng giống như loại bỏ các hạn chế AV để có được WiFi tốt nhất có thể thương lượng! Đừng chờ đợi! Bắt đầu sớm, trong quá trình RFP. Hiện tại, chất lượng và giá cả của WiFi sự kiện đều có ở khắp nơi. Không có tiêu chuẩn nào về giá cả hoặc chất lượng cho WiFi sự kiện. Vì điều này, bạn không thể cho rằng một địa điểm có giá tốt hoặc kết nối tuyệt vời. Đặt những câu hỏi chúng tôi đã đề cập ở trên và biết nhu cầu của bạn sẽ giúp bạn xác định xem việc sử dụng WiFi tại địa điểm có phù hợp với sự kiện của bạn hay không.

Chúng tôi cũng đang thấy các địa điểm đi kèm AV và WiFi. Gói Wi-Fi và AV sự kiện và tiết kiệm, mang đi và chi phí tăng vọt. Nhìn bề ngoài, có vẻ như bạn đang nhận được rất nhiều tiền. Nhưng tất cả những thứ lấp lánh đó không phải là vàng, chúng tôi đã giải thích nhiều lần (dù gì thì chúng tôi cũng là một Công ty AV!) Tại sao In-House AV có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho sự kiện của bạn. Và chúng tôi cũng cảm thấy điều này cũng đúng với WiFi sự kiện khách sạn . Vì vậy, để an toàn, cho dù bạn quyết định sử dụng địa điểm hay tìm nhà cung cấp của riêng bạn để triển khai WiFi sự kiện của bạn, hãy quyết định đó của riêng bạn! Trong các cuộc đàm phán về địa điểm, hãy yêu cầu điều khoản không độc quyền và báo giá không theo nhóm.

Điều này sẽ cho phép bạn đưa ra quyết định và có quyền sử dụng địa điểm, kết hợp hoặc bên thứ 3 mà không phải trả bất kỳ khoản phụ phí nào. Đàm phán cho phép tự do và bảo toàn tỷ lệ đàm phán TRƯỚC KHI hợp đồng được ký kết. Sau khi hợp đồng được ký kết, bạn sẽ không còn quyền thực hiện việc này nữa.

Lưu ý cuối cùng về thương lượng địa điểm, hãy nhớ nó không chỉ về chi phí. Điều quan trọng là phải có dịch vụ chất lượng, WiFi miễn phí vẫn hút. Kiểm tra các điểm chết trong địa điểm, hỏi địa điểm xem hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ hay ngoài địa điểm và nhận các báo giá khác mà địa điểm có thể tính phí quá cao so với những gì bạn thực sự nhận được, đừng cho rằng đó là thỏa thuận tốt nhất vì nó đã được xây dựng -trong.

10. Biết khi nào nên thuê chuyên gia

Sử dụng WiFi tại các địa điểm tổ chức sự kiện là một lựa chọn và không phải lúc nào nó cũng là lựa chọn tốt nhất. Chúng tôi đã đề cập rằng WiFi sự kiện do địa điểm cung cấp có những hạn chế, nó không được thiết kế tùy chỉnh theo nhu cầu của sự kiện của bạn.

Vì vậy, một số cạm bẫy tiềm ẩn của việc sử dụng WiFi tại các địa điểm tổ chức sự kiện là gì? Thông thường, với WiFi địa điểm, không có bất kỳ ai trên trang web có các kỹ năng cần thiết để khắc phục sự cố nếu internet của bạn bị hỏng. Điều này có thể nói lên thảm họa như Muni Wireless giải thích “ Hầu hết các cài đặt này được thực hiện bởi các bên thứ ba mà hiện tại có thể không có hợp đồng hỗ trợ với khách sạn. Nếu họ làm, hoặc nếu khách sạn hỗ trợ, nó sẽ được thực hiện bên ngoài bởi một số trung tâm điều hành mạng từ xa ”. Đây là điều cuối cùng bạn muốn xảy ra tại sự kiện của mình, một sự cố mất điện rất lớn làm gián đoạn trải nghiệm của người tham dự và tất cả những gì bạn có thể làm là tiếp tục với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật cố gắng khắc phục sự cố và cách khắc phục sự cố.

Nhưng đó không phải là vấn đề duy nhất với việc sử dụng WiFi tại các địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà. Hầu hết các địa điểm WiFi không có khả năng mở rộng quy mô với sự kiện của bạn và không dành cho các mục đích sử dụng nặng như phát trực tiếp sự kiện của bạn. WiFi địa điểm thường được thiết kế để sử dụng nhẹ nhàng như khách kiểm tra điện thoại và duyệt web.

Nếu bạn quyết định địa điểm WiFi sẽ không phù hợp cho sự kiện của bạn, bước tiếp theo là tìm nhà cung cấp tốt nhất. Điều này khó thực hiện khi hầu hết các nhà lập kế hoạch sự kiện không biết thông tin chi tiết về mặt kỹ thuật của WiFi sự kiện. Với một số nghiên cứu (bạn đang trên con đường của mình!), Bạn sẽ có thể biết đủ kiến thức cơ bản để có thể nhận được thông tin bạn cần. Yêu cầu các nhà cung cấp tiềm năng cung cấp ví dụ về các sự kiện tương tự và cách họ triển khai internet, xem các nghiên cứu điển hình tương tự như quy mô và phong cách sự kiện của riêng bạn, đọc các bài đánh giá và yêu cầu mạng hồ sơ sự kiện đáng tin cậy của bạn để được giới thiệu.